Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 60.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Onze cultuur is informeel, onze werkwijze integraal en interactief. Ontwikkeling is voortdurend vereist en belangrijk: als organisatie weten wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen.

Als medewerker van de gemeente Zeist voel je je echt betrokken bij Zeist en haar inwoners. Er is veel te doen om onze gemeente nu en in de toekomst voor iedereen aantrekkelijk te houden. Samen met je collega’s werk je er continu aan om dat voor elkaar te krijgen. We staan met onze organisatie voor de uitdaging om de dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en instanties van Zeist te blijven verbeteren. Dat doen we samen en daarbij richten we ons op onze klant. Sterker nog, we vertrekken vanuit de klant. In onze organisatie vormen we op een eigentijdse manier de schakel tussen politiek en burger.

Team
Samen met een projectgroep ga je aan de gang om het proces en zaakgericht werken in de organisatie verder te brengen. Dit doe je in opdracht van de leidinggevende van het team publiekszaken en de leidinggevende van het team informatievoorziening.

Opdracht
De gemeente Zeist streeft naar excellente diensverlening voor haar inwoners. Om dit te ondersteunen zijn we circa 2 jaar geleden live gegaan met een nieuw zaaksysteem. Daarmee hebben we een mooie stap gezet richting het verder zaakgericht werken. Tegelijkertijd zien we dat er in het proces en zaakgericht werken nog flinke uitdagingen zitten. Dit uit zich zowel een de dienstverlenende kant in de snelheid en kwaliteit van afhandelen van de zaken, als ook aan de kant van het op orde hebben van ons informatiebeheer.

De uitdaging ligt op drie vlakken. Enerzijds vraagt het proces en zaakgericht werken iets van alle medewerkers in de organisatie en raakt het daarbij de houding en gedrag kant. Daarnaast vraagt het iets in de manier hoe wel als organisatie sturen op de tijdige en kwalitatieve afhandeling van de zaken. Als laatste moet beide optimaal ondersteund worden door de applicatie wat vanuit daar ook verdere optimalisatie vraagt.

Wij zoeken een projectleider proces en zaakgericht werken die ons als organisatie helpt het proces en zaakgericht werken naar een hoger niveau te tillen. Je gaat daarbij samen met o.a. de functioneel applicatiebeheer en betrokkenen vanuit ons klant contact centrum en het team informatiebeheer aan de gang om de organisatie hier stapsgewijs te laten groeien.

De gemeente Zeist zoekt hierin een stevige projectleider met achtergrond op het gebied van zaakgericht werken en informatiebeheer. Omdat het om een doorontwikkelproject gaat vragen we een scrumachtig manier van projectleiding die vooral in het teken staat van ontwikkeling en daadwerkelijk stappen vooruit te maken. 

Vereisten / knock-outcriteria
1. Afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider op het gebied van zaakgericht werken bij gemeenten;
3. Aantoonbare werkervaring met organisatie ontwikkeltrajecten (omschrijf duidelijk in het cv);
4. Uiterlijk beschikbaar per 1 december 2024 voor 12 uur per week;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
5. Maximum uurtarief van € 110,- exclusief BTW / inclusief fee Flextender en reiskosten woon-werk; (20 punten)
6. Minimaal 6 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als projectleider op het gebied van zaakgericht werken bij gemeenten;  (35 punten)
7. Aantoonbare kennis op het gebied van informatiebeheer in relatie tot zaakgericht werken (omschrijf duidelijk in het cv); (20 punten)
8. Aantoonbare werkervaring met Agile en/of Scrum methodiek projecten. (25 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Resultaatgericht;
• Verbindend;
• Overtuigend;
• Creatief;
• Planmatig;
• Daadkrachtig;
• Communicatief.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie 10 CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De 10 kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste vier kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties).

Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in, zie criteria. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1. 

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 21 oktober 2024 in de middag. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 18 oktober 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente stelt een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. De VOG moet binnen 4 weken na de start worden aangeleverd bij Flextender.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 11 oktober 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 14 oktober 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Update 11-10: Er zijn voor deze procedure geen vragen gesteld. 

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 16 oktober 2024, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.