Organisatie
Onze groene gemeente, vlak bij Leiden, staat bekend om haar hechte gemeenschap, brede maatschappelijke betrokkenheid en sterk lokaal bestuur. We bieden onze 25.000 inwoners efficiënte en persoonlijke dienstverlening met korte communicatielijnen en een mensgerichte aanpak. We zijn trots op onze organisatie en ons team dat zich dagelijks inzet voor het welzijn van onze inwoners. Voorschoten, de Parel aan de Vliet, is sterk in ontwikkeling en de drijvende kracht is ons hechte team van mensen die onze gemeente en alle Voorschotenaren glans geven. Door onze compacte organisatiestructuur kunnen we de lijnen kort houden en snel mooie dingen voor elkaar krijgen. Dat vraagt zelfstandigheid en biedt tegelijk veel vrijheid.

Opdracht
Voorschoten staat aan de vooravond van een ingrijpende verandering! We hebben ambities, willen concrete resultaten behalen en deze duurzaam verankeren om een toekomstbestendige organisatie te worden. We zijn binnen onze organisatie een ontwikkeltraject gestart met maar liefst 17 projecten. Eén van deze projecten is de transitie naar een klantgerichte organisatiestructuur. Vanaf 1 januari 2025 gaan we volgens deze nieuwe structuur werken, met een extra managementlaag en nieuwe teamindelingen.
Aan de hand van onze vier nieuwe kernwaarden ‘vertrouwen, verantwoordelijkheid, betrokkenheid en plezier’, geven we invulling aan de missie en strategie van de organisatie. De vier kernwaarden zijn bovendien de pijlers onder onze bedrijfscultuur.

Om de aanstaande verandering vorm te geven zijn wij op zoek naar een kwartiermaker voor de afdelingen Dienstverlening en Bestuur. Deze afdelingen gaan in de toekomst bestaan uit verschillende teams. De afdeling Dienstverlening bestaat uit de teams Klant Contact Centrum (KCC en Burgerzaken, Openbare Orde en Veiligheid en Vergunningen, Toezicht en Handhaving (OOV en VTH), Openbare Ruimte en het Sociaal Service team. De afdeling Bestuur bestaat uit het team Beleid en het team Projecten. De afdeling Dienstverlening is verantwoordelijk voor de dienstverlening aan de inwoners en ondernemers van de gemeente Voorschoten. De afdeling Bestuur is het contactpunt voor het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad.
Er zijn twee nieuwe afdelingshoofden benoemd voor de aansturing van beide afdelingen. Zij maken onderdeel uit van het nieuwe MT dat vanaf 1 januari 2025 geïnstalleerd wordt. Ook de teamleidersfuncties zijn ingevuld met nieuwe leidinggevenden. Net als het MT zijn zij vanaf 1 januari 2025 verantwoordelijk voor hun team.

Om dit proces  soepel en efficiënt uit te kunnen voeren, met instandhouding van de motivatie van de medewerkers en de dienstverlening aan onze (interne) klanten, zoekt de gemeente Voorschoten een ervaren kwartiermaker. De kwartiermaker heeft als hoofdtaken:

• De nieuw benoemde leidinggevende begeleiden, ondersteunen en coachen in hun nieuwe functie in de nieuwe organisatie;
• De medewerkers van de afdelingen Dienstverlening en Bestuur plaatsen en begeleiden naar hun nieuw samengestelde team en deze teams in passen in de nieuwe organisatie;
• Bieden van continuïteit in dienstverlening en stabiliteit in processen gedurende de periode van verandering;
• Creëren van randvoorwaarden en scheppen van een uitdagende werkomgeving waarin de nieuwe kernwaarden zichtbaar worden en medewerkers worden uitgedaagd;
• Planmatig werken aan teamontwikkeling binnen de teams van de afdelingen Dienstverlening en Bestuur;
• Opstellen van interne dienstverleningsafspraken;
• Hiërarchisch leiding geven aan de nieuwe teamleiders binnen de afdelingen Dienstverlening en Bestuur.

Vereisten / knock-outcriteria  
1. Uiterlijk per 1 november 2024 beschikbaar voor 36 uur per week;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als Kwartiermaker binnen een gemeente organisatie;
3. Minimaal een afgeronde opleiding op hbo bachelor niveau;
4. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als manager van verandertrajecten, implementatietrajecten, reorganisaties en/of fusies;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten) 
5. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als manager van verandertrajecten, implementatietrajecten, reorganisaties en/of fusies (30 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het vertalen van de strategie naar operationele werkprocessen, procesinrichting en interne sturing (20 punten);
7. Aantoonbare werkervaring met ontwikkeling en implementatie van bedrijfsvoering (15 punten);
8. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring met het coachen van leidinggevenden (25 punten);
9. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende; (10 punten)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.  

Competenties 

Jij en anderen herkennen jou in de volgende eigenschappen:

• Zelfstartend, pro-actief, analytisch, toegankelijk;
• Je bent resultaatgericht, verbindend en je bent ‘een doener die denkt’ en krijgt dingen gedaan krijgt;
• Je bent organisatiesensitief, maar niet politiek. Je weet aan te spreken zonder de relatie te verliezen.

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen 
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld. 

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd 
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”. 

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling. 

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek 
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria. 

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten. 
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties. 

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek. 

Stap 4: Selectiegesprek 
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort kan stap drie van de beoordeling worden herhaald. 

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren. 

Functieschaal
Schaal 14.

Fee Flextender 
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals 
1.

CV-eisen 
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties. 

Werkdagen 
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning 
De gesprekken bij de gemeente Voorschoten zijn gepland in week 42. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 15 oktober 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag. 

Overige informatie 
De gemeente Voorschoten zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken. 

Meer informatie 
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 8 oktober 2024, 09:00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 9 oktober 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777. 

Vraag: Wij hebben een duo beschikbaar voor deze opdracht (veranderkundige en oud GS, beide parttime) die samen 36 uur vullen, zelfde tarief. Is dit een optie? Graag bij nee, ook de reden.
Antwoord: Een duo-aanbieding is niet van toepassing gezien de korte duur van de opdracht en de combinatie van investeren van tijd in kennismaken en vergaderingen/besprekingen .

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot vrijdag 11 oktober 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.