Gemeente Hilversum, mediastad in het groen, Zorgen voor nu en werken aan morgen

Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.
De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

Opdracht
We zijn op zoek naar een professional die in eerste instantie de rol van coach on the job vervult en in tweede instantie ook de werkinhoudelijke kant van de rol goed kent en daar de taken snel zelfstandig in kan oppakken als de workload dit vraagt. De prioriteit ligt bij het inwerken van 1 dan wel 2 nieuwe collega’s en daarnaast een bijdrage leveren aan de doorontwikkeling van het cluster van salarisadministratie en personeelsadministratie.
In dit cluster werken 2 senior salarisadministrateurs,  1 medior salarisadministrateur en 2 medewerkers personeelsadministratie. Door pensionering is de bezetting aan het veranderen. Het cluster is onderdeel van het HR team, waar vooral raakvlakken zijn met de HR-adviseurs en de businesscontroller.
Als professional heb je ervaring in het uitvoeren van een correcte administratieve verwerking van salarismutaties en loonstaten. Daarnaast weet je hoe de te verwerken mutaties aan wet- en regelgeving te toetsen en ben je ook in staat de output/controle van salarissen te verzorgen. Je bent bekend met de Cao, de administratie van wachtgeld-, pensioen en andere uitkeringen. Je weet wat er moet gebeuren met de arbeidsongeschiktheidsadministratie. Je bent bekend met processen van het UWV (WAZO, WIA, WW, ziektewet). Daarnaast ben je in staat deze kennis en werkwijzen op een samenwerkingsgerichte manier over te brengen op nieuwe collega’s.
Daarnaast zijn we bezig met het verder digitaliseren van onze HR processen. Er is begin 2024 een start gemaakt met het opvolgen van de aanbevelingen gedaan over de volgende stappen naar verdere digitalisering, met het functioneel beheer van het salarissysteem, het verwerken van de begroting en eventuele andere zaken. Het huidige ehrm systeem Motion is nog aan ontwikkeling onderhevig, wij gaan ervaren in welke mate deze technische ontwikkelingen ook bijdragen aan onze wensen. Als gevolg van de aankomende pensionering van 1 van de senioren zullen er werkwijzen overgedragen moeten worden. Met deze uitvraag wordt ook een bijdrage gevraagd in deze ontwikkeling naar een meer digitale en toekomstbestendige salarisadministratie, er ligt een leuke uitdaging!

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met personeels- en salarisadministratie bij een gemeente;
2. Inschrijving in NIRPA register, register salarisadministrateur en afgeronde opleiding Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL);
3. Bekendheid en ervaring met Motion én Motion Pro van BCS als ehrm systeem;
4. Kandidaat is beschikbaar per 21 oktober 2024 voor tussen 28-32 uur per week.

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
5. Ervaring met inwerken van collega’s op nieuwe systemen en werkwijzen (25 punten);
6. In bezit van Vakopleiding Payroll Services of vergelijkbare HBO opleiding (25 punten); 
7. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met personeels- en salarisadministratie bij een gemeente (25 punten);
8. Maximum uurtarief van € 110,-  exclusief BTW / inclusief reiskosten en fee Flextender (25 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties
- Communicatie;
- Accuraatheid;
- Samenwerken;
- Pro-activiteit

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”. De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald. De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: nader overeen te komen.

Planning
De gesprekken bij de gemeente worden gepland in overleg met de geselecteerde kandidaten. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 10 oktober 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag. De afspraken zijn via Teams.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Er wordt een VOG screening uitgevoerd conform de VOG screening van de gemeente Hilversum. De verwerkingstijd is maximaal 4 weken, en bij VOG-P screening maximaal 8 weken. De kosten van de VOG zullen ten alle tijden reeds verdisconteerd zijn in het aangeboden uurtarief.

• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.
• We vergoeden geen reiskosten aan de inhuur kandidaat die voor Hilversum komt werken. In de marktuitvraag van Flextender wordt gesteld dat het geoffreerde uurtarief inclusief de reiskosten woon-werkverkeer is. Eventuele reiskosten die gemaakt worden in opdracht van de gemeente Hilversum voor werk-gerelateerde afspraken kunnen gedeclareerd worden met het formulier ‘DECLARATIE KOSTEN PERSONEEL EN DERDEN’.
• ‘Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad.
• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi).

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 8 oktober 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op dinsdag 8 oktober 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Update 8-10-24: Er zijn geen inhoudelijke vragen gesteld.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 9 oktober, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.