Organisatie
Wij zijn een samenwerkingsverband van 14 gemeenten. Het verbinden van verschillende partijen en belangen is onze kracht. We werken aan de meest innovatieve en uitdagende projecten op het gebied van mobiliteit. Werken bij de Vervoerregio betekent hét verschil kunnen maken in de OV-keten in de Amsterdamse regio. Bij alles dat we doen, leveren wij een essentiële bijdrage en geven we richting aan het verbeteren van mobiliteit, de bereikbaarheid en leefbaarheid in de regio Amsterdam. Wil jij dat ook? Dan zijn wij op zoek naar jou! 

Opdracht

2: Functieomschrijving

• Functienaam:

  Projectleider ICT – Implementatie Contractmanagementsysteem

  Functieomschrijving:

  Deze opdracht betreft de tijdelijke inzet van een externe specialist voor de implementatie van een contractmanagementsysteem binnen Vervoerregio Amsterdam. De werkzaamheden zijn projectmatig, resultaatgericht en tijdelijk en vallen buiten de reguliere kernactiviteiten van de organisatie.

  Als Projectleider ICT ben ik verantwoordelijk voor het volledige traject van selectie, aanschaf en implementatie van het contractmanagementsysteem. Dit is een zelfstandige opdracht met een duidelijk afgebakende looptijd en concrete einddoelen.

  Werkzaamheden en kernverantwoordelijkheden:

  • Analyse en evaluatie van het contractmanagementsysteem: Beoordeling van de meest geschikte oplossing voor de organisatie.
  • Inkoopbegeleiding: Advisering over de contractuele en technische eisen en afstemming met de inkoopafdeling.
  • Projectplanning en implementatie: Opstellen van een planning met duidelijke mijlpalen en meetbare doelstellingen.
  • Stakeholdermanagement: Team CC, Inkoop, Juridische Zaken, Informatiebeheer en Financiën.
  • Risicobeheersing en compliance: Identificeren van risico’s en waarborgen van juridische en technische compliance.
  • Test- en acceptatieproces: Opzetten van testscenario’s en begeleiden van gebruikersacceptatietesten.
  • Overdracht en training: Opstellen van documentatie en het trainen van gebruikers en beheerders.

  Unieke freelance skills die deze opdracht DBA-proof maken:

  Deze opdracht vereist specialistische kennis die niet structureel aanwezig is binnen de organisatie en typisch door een freelance consultant wordt geleverd:

  1. Specifieke expertise in contractmanagement en ICT-implementaties
  • Ervaring met contractmanagementsystemen en integratie met bestaande overheidsapplicaties zoals AFAS, Youforce, Coda Financials en SharePoint.
  • Kennis van aanbestedingstrajecten en inkoopprocedures binnen de overheid.
  1. Projectmanagement op senior niveau
  • PRINCE2 Practitioner & SCRUM Master (PSM I & PSPO II) gecertificeerd.
  • Bewezen ervaring in het tijdelijk begeleiden van digitale transformaties bij gemeenten en overheidsinstanties.
  • Ervaring met ASL2 en BiSL Next, essentieel voor contract- en informatiemanagement.
  1. Diepgaande technische kennis (niet standaard inhouse aanwezig)
  • Ervaring met MSSQL, Oracle 12c, Power BI, ETL-processen en cloud-integraties.
  • Kennis van Powershell, VBA, Python en PLSQL voor automatisering en integratie.
  • Specialistische expertise in databasebeheer en IT-architectuur.
  1. Volledig zelfstandige werkwijze
  • Geen leiding of toezicht vanuit de organisatie; project wordt zelfstandig uitgevoerd.
  • Eigen werkwijze en middelen (geen gebruik van apparatuur van de opdrachtgever).
  • Tijdelijke en resultaatgerichte opdracht zonder structurele rol in de organisatie.

  Kader en randvoorwaarden van de opdracht:

  ✔ Geen leidinggevende rol: Er wordt geen personeel aangestuurd binnen Vervoerregio Amsterdam.
  ✔ Niet structureel binnen de organisatie: De expertise is enkel nodig voor deze specifieke implementatie.
  ✔ Geen vervanging van bestaand personeel: Dit is een zelfstandige, projectmatige opdracht.
  ✔ Vrijheid in uitvoering: De professional bepaalt zelf hoe, waar en wanneer de werkzaamheden worden uitgevoerd.
  ✔ Duidelijk gedefinieerde eindresultaten: De opdracht stopt zodra het contractmanagementsysteem volledig is geïmplementeerd en overgedragen.

  Doel opdracht:
• het opleveren van een contractmanagement systeem
• Beoogde opleverdatum 31-10-2025

Achtergrond:

• Meerdere teams hebben behoefte aan een contractmanagementsysteem. In het bijzonder team CC, dat het systeem wil gebruiken voor concessies en onder andere AMRI. Maar inkoop wil het systeem gebruiken voor meerdere kleine contracten, waarbij zaken als het bijhouden van einddata en budgetten van belang is. Het achterliggende doel is het professionaliseren van monitoring en contractmanagement binnen de Vervoerregio.
• In een eerder stadium zijn wensen van de teams opgehaald. Na meerdere verkennende gesprekken en presentaties is het oog gevallen op MyContractmanager van Bizaline. Op dit moment vinden verdere gesprekken plaats om geschiktheid, technische eisen en het inkoopproces inzichtelijk te krijgen. Het lijkt er daarbij op dat er geen Europese aanbesteding nodig is. Budget voor aanschaf/gebruik van het systeem moet nog worden geregeld en ondergebracht in de budgetten van team bedrijfsvoering. Dit is onderdeel van de opdracht.
• Mocht dit systeem het niet worden, verandert de opdracht en zal er waarschijnlijk wél een aanbestedingsprocedure moeten worden gevoerd.
• Team CC heeft als nadrukkelijke wens om per 1januari te kunnen starten met gebruik van het systeem voor in ieder geval de concessie Amsterdam.

Wat breng je mee?
Kennis van Microsoft Teams en Sharepoint is vereist.
Kennis van inkoop en implementatie processen van ict systemen is vereist.
Kennis van complexe (concessie) contracten en contractmanagement is een pre.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider ICT;
3. Aantoonbare werkervaring met de aanschaf van ICT systemen;
4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider met de implementatie van een ICT systeem;
5. Aantoonbare werkervaring met de aanschaf en implementatie van een ICT systeem bij een overheidsinstelling;

Gunningscriteria (weging, totaal 100 punten)
6. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider met implementatie van een ICT systeem (30 punten);
7. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met de aanschaf van een ICT systeem (20 punten);
8. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met de aanschaf en implementatie van een contractmanagement systeem bij een overheidsinstelling (25 punten);
9. Uurtarief maximaal 115,- exclusief BTW / inclusief reiskosten woon-werkverkeer (10 punten)
10. Aantoonbare Kennis van Microsoft Teams en Sharepoint (5 punten);
11. Uiterlijk beschikbaar per 14 oktober 2024 voor 16 tot 20 uur per week (10 punten);

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

• Procesmanagement: Beheersing van en over het project;
• Projectinitiatie: Starten met een projectmandaat en het gesprek aangaan met de betrokken collega’s die beschikbaar zijn voor het projectteam;
• Projectinrichting: Inrichten van een project inclusief planning, budget, governance en aanpak;
• Verbinden: In ieder geval de teams CC, inkoop, JZ, facilitair, informatiebeheer en financiën hebben allen belang bij het implementeren en gebruik van het systeem. De capaciteit bij de teams is beperkt. Jij formuleert de vragen die specialisten moeten beantwoorden en zorgt voor voortgang, terwijl je de inhoudelijke collega’s ontzorgd. Ook is er interactie met het project implementatie WMEBV en moet hier nog afstemming plaatsvinden over scope afbakening. Tot slot begeleid je het implementatieproces en zorg je in overleg met de leverancier voor een haalbare planning (en capaciteitsvraag) voor de teams;
• Productontwikkeling: Zorgen voor het omzetten van de wensen en eisen tot nu toe naar een werkzame inrichting van het product met efficiënte processen;
• Voortgangsbewaking en rapportage: Voortgang bewaken en rapporteren aan de stuurgroep en zorgen voor verwachtingsmanagement;
• Documentatie: Opstellen van Project Initiatie Documentatie (PID) en projectfase plannen;
• Communicatie en stakeholdercoaching: Overleg en afstemming met opdrachtgever, leverancier en gebruikers, en coachen van stakeholders. Indien nodig managen van verwachtingen;
• Advies: Adviseren over de inzet en zorgen voor inrichting van het systeem, het aanstellen van applicatie eigenaren, beheerders en overleg met collega’s;
• Projectdelivery: Realiseren van projectresultaten en bijsturen van het plan indien nodig;
• Verandermanagement: Zorgen dat het project blijvende waarde oplevert;
• Consultancy: Signaleren van kansen en ontwikkelingen buiten het project.

Functieschaal
Deze opdracht is ingedeeld in functieschaal 11/12.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op een deel van de volgende werkdagen: in overleg.
hybride werken: ja maar met enige regelmaat is aanwezigheid op locatie vereist.  

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op woensdag 09 oktober 2024 van 10:00 uur tot 13:00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 8 oktober 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Overige informatie

• De opdrachtgever heeft er voor gekozen om Flextender als broker in te zetten. Na gunning verzorgt Flextender derhalve de contractafhandeling, urenregistratie en facturatie. Dit betekent dat u een overeenkomst afsluit met Flextender. De overeenkomsten zijn als model bijgevoegd in het reactieformulier (Model 4 in geval u een ZZP’er bent, Model 5 in geval u een Toeleverancier bent die een zzp’er aanbiedt en Model 6 in het geval u een Toeleverancier bent de Tijdelijke medewerker detacheert). U zal in casu factureren aan Flextender middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding. Door in te schrijven gaat u ermee akkoord middels deze constructie de opdracht uit te voeren.
• Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.
• Uitzend-/ en uitleenbedrijven moeten voldoen aan de voorwaarden voor disculpatie als gesteld in de wijziging leidraad invordering nr. BLKB2012/1062M.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 26 september 2024, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op vrijdag 27 september 2024 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Vraag: De opdrachtomschrijving is erg vanuit IT aangevlogen. Onze ervaring is dat succesvol contractmanagement software implementeren veel ook kennis vergt van inkoop en van de business. In hoeverre is het business wise implementeren van het contractmanagement systeem ook de verantwoordelijkheid van de projectleider?

Antwoord: Kennis van de business en inkoop is een pre. Maar inhoudelijk-technische zaken kunnen worden afgestemd met intern specialisten. De verantwoordelijkheid om de juiste vragen te stellen en waar nodig te sparren ligt bij de projectleider. De invalshoek vanuit IT projectmanagement is mede gekozen omdat de interne sparrings capaciteit hiervoor meer beperkt is dan voor inkoop en vakinhoudelijke contract management kennis. Daarnaast zal het accent waarschijnlijk meer op implementatie dan op inkoop liggen.

Vraag: U vraagt een beperkte hoeveel uren uit met behoorlijk specialistische kennis. Onze ervaring is dat de toegevoegde waarde van dit type projecten niet ligt in veel ICT projectmanagement kennis maar juist ook op het gebied van inkoop en contractmanagement. Wij hebben veel van deze expertise in huis maar niet voor het maximale tarief van 115 euro. Is opdrachtgever bereid het tarief te verhogen naar 140 euro?

Antwoord: Nee. We wijzen erop dat contractmanagement in ov concessies sterk specialistisch is en zijn er bij deze uitvraag van uit gegaan dat afstemming met onze interne specialisten essentieel is. Hiervoor is intern meer capaciteit dan voor ICT projectmanagement. Daarnaast zal het accent waarschijnlijk meer op implementatie dan op inkoop liggen.

Vraag: Effectief contractmanagement en contractbeheer vraagt integratie in de volledige source-to-pay / inkoop-tot-betalen keten. In hoeverre is het aansluiten van contractmanagement op de inkoop tot betalen keten in scope van de opdracht en is kennis van deze processen benodigd?

Antwoord: Binnen de scope zit ook het (laten) onderzoeken en organiseren van aansluiten op andere onderdelen van deze keten. Het inzichtelijk maken van deze processen is geen onderdeel, de gewenste koppelingen met andere systemen inzichtelijk maken en bespreken wel.

Vraag: We hebben een erg enthousiast duo van een senior en een junior inkoper, die graag samen deze opdracht op zouden willen pakken. Staan jullie open voor deze vernieuwende aanpak?

Antwoord: Nee.

De reactietermijn van deze inhuuropdracht duurt tot woensdag 2 oktober 2024, 09:00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.