Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst. We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de missie waar wij voor gaan!

Afdeling
De opdracht wordt uitgevoerd binnen het team Administratie van de afdeling Financiën en Control. Het team Administratie bestaat uit +/- 25 FTE en vormt samen met de teams Advies en team Expertise de afdeling Financiën en Control (F&C). Dit team verzorgt de administratieve ondersteuning voor de vak-afdelingen. Dit omvat debiteuren- en crediteurenbeheer, grootboek, koppelingen met sub administraties en opstellen van de jaarrekening. Uit de missie en visie van team Administratie: ‘Wij (team Administratie) zorgen met elkaar voor een moderne administratie die voldoet aan actuele wet- en regelgeving. Een moderne administratie draagt bij aan verdere optimalisering van de werkprocessen, innovatieve verbeteringen en het continu verbeteren van de kwaliteit van de Administratie’.

Opdracht
Samen met de business adviseurs van de afdelingen Vrije Tijd, Sociaal Domein en Publieksplein ondersteun je de lijnafdelingen bij het optimaal gebruik van de gegevens in onze financiële administratie. Je werkt mee aan maand- en jaarafsluitingen, draagt zorg voor een actuele verplichtingenadministratie, bewaakt de factuurafhandeling en speelt een belangrijke rol in de administratieve jaarafsluiting.

Taken in detail. Deze taken betreffen allen de afdelingen Sociaal Domein, Vrije Tijd en Publieksplein. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de financiële administratie van de afdeling Financiën en Control

• Samen met de business adviseur van de betreffende afdelingen ondersteun je de lijnafdelingen bij het optimaal gebruik van de gegevens in onze financiële administratie;
• Je bent aanspreekpunt voor de codeurs van de facturen voor de betreffende afdelingen. Je codeert in principe niet alleen in geval van nood;
• Zorgdragen voor een tijdige afhandeling van de openstaande nota’s van de betreffende afdelingen. Je boekt niet maar je coördineert zodat de nota’s op een juiste wijze en tijdig worden afgehandeld;
• Zorgdragen voor een tijdige afhandeling van de openstaande facturen van de betreffende afdelingen. Je boekt niet maar je coördineert zodat de facturen op een juiste wijze en tijdig worden afgehandeld;
• Werkt mee aan maand- en jaarafsluitingen o.a. via dashboard (transitoria, correctiefacturen, memorialen). Je zorgt voor een tijdige en goede aansluiting van de tussenrekeningen van de betreffende afdelingen;
• Je zorgt voor een goede en tijdige maand- en jaarafsluiting voor de betreffende afdelingen;
• Je zorgt voor tijdige en goede boekingen van de correctiefacturen en memorialen in samenwerking met de business adviseur;
• Je bent aanspreekpunt/vraagbaak voor medewerkers F&C bij financieel administratieve werkzaamheden
• Je draagt zorg voor een actuele verplichtingen administratie. Je boekt zelf niet maar je controleert maandelijks of de administratie bij is, verplichtingen zijn aangemaakt maar ook zijn afgeboekt, en ook dat de jaarafsluiting van de verplichtingen op een juiste wijze verloopt.

Vereisten / knock-outcriteria
NB: We willen voorkomen dat er een werknemer / werkgeversrelatie ontstaat, reden waarom we onderstaand vereiste / knock-outcriterium hanteren.
1. De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden geen 3 overeenkomsten met een totale duur van 36 maanden gehad bij de opdrachtgever. Met deze opdracht komt de kandidaat niet uit op 3 overeenkomsten met een totale duur van 36 maanden binnen een periode van 6 maanden. (Er is dus geen sprake van een 4e overeenkomst of een contractduur van meer dan 3 jaar).
2. Aantoonbare werkervaring met financiële administratie middels programma Key2financiën bij een gemeentelijke organisatie.
3. Aantoonbare werkervaring met een verplichtingenadministratie, memorialen/correctiefacturen, transitoria en tussenrekeningen bij een gemeentelijke organisatie (duidelijk weergegeven in het cv).

Gunningscriteria te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als senior administratie binnen een gemeentelijke organisatie in de afgelopen 3 jaar (30 punten).
5. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met de financieel administratieve jaarafsluiting binnen een gemeentelijke organisatie (duidelijk benoemd in het cv) (20 punten).
6. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met een verplichtingenadministratie binnen een gemeentelijke organisatie (duidelijk benoemd in het cv) (25 punten).
7. Een afgeronde HBO bachelor opleiding op het gebied van bedrijfseconomie of bedrijfsadministratie (25 punten)

Competenties
-      Analytisch;
-      Klantgericht;
-      Proactief;
-      Teamplayer;
-      Integer;
-      Communicatief sterk.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de opdrachtgever worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de tien geselecteerde kandidaten in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste kandidaten (minimaal 2) worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Schaal
Deze opdracht is ingedeeld in schaal 9. Deze schaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,25 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op woensdag 22 september 2021 van 10.00 uur tot 13.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op dinsdag 21 september 2021 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste.
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 14 september 2021; 12.00 uur De vragen en bijbehorende antwoorden worden uiterlijk op woensdag 15 september 2021 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Update 15-09-2021: Er zijn geen inhoudelijke vragen ingediend.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot en met maandag 20 september 2021; 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.