Hartelijk dank voor de interesse. De reactietermijn is helaas verlopen en u kunt niet meer reageren op deze inhuuropdracht.
Vacature
Projectmanager Informatie Beheer
Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden
Aanvraagnummer
6380
Duur
12 maanden
Optie tot verlenging
2 maal 3 maanden
Uren per week
32 - 36
DAS opdracht
Ja
Start
16 augustus 2021
Opleidingsniveau
HBO
Regio
Utrecht
Verloopt op
woensdag 28 juli 2021
Tijd & agenda
09:00 uur  
company logo

Beschrijving

Organisatie
Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden zorgt voor veilige dijken, schoon water en droge voeten in het zuidelijk deel van de provincie Utrecht en een klein deel van Zuid-Holland. Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden is één van de 21 waterschappen in Nederland. Het waterschap is, net als een gemeente, een lokale overheid. Het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR) bestaat uit een algemeen bestuur, een college van Dijkgraaf en Hoogheemraden en meer dan 500 medewerkers.

Ons waterschap is bezig met een aantal grote opgaven. Versterking van de Lekdijk en de nieuwe Omgevingswet om er een paar te noemen. Onze organisatie is meer en meer een netwerkorganisatie die allang niet meer in beeld kan worden gebracht met een traditioneel organogram.

Onze informatievoorziening wil inspelen op deze veranderingen en verandert o.a. van afdelingsgericht naar procesgericht. Daarnaast heeft HDSR verschillende projecten lopen die onderling samenhang hebben om het  informatiebeheer te verbeteren. HDSR is daarom vanuit de afdeling Informatiemanagement het programma “Dansen in de wolken” gestart.

Context
Op het gebied van informatiebeheer zijn er nog diverse stappen te nemen en het programma voorziet in alle projecten waarbij achterstanden worden weggewerkt en waarbij we inzetten op doorontwikkeling van de informatievoorzieningen en bijhorend informatiebeheer. Dit betekent voor medewerkers een andere manier van werken. Deelprojecten binnen het programma zijn o.a.:

  • Realiseren van volledig digitaal werken: digitaliseren van analoge processen, inrichten van digitaal ondertekenen en Handboek Vervanging;
  • Wegwerken achterstanden analoge archieven;
  • Vervanging Document Management Systeem;
  • Opschonen en uitfaseren huidige Document Management Systeem;
  • Opschonen en uitfaseren netwerkschijven;
  • Inrichten archivering Zaaksysteem;
  • Inrichten informatiebeheer kwaliteitssysteem en governance.

Het programma dient onder architectuur gerealiseerd te worden.

Jouw opdracht

Als projectmanager informatiebeheer ben je verantwoordelijk voor de projecten “Digitaal werken” en “Inrichten informatiebeheer kwaliteitssysteem en governance”. Daarnaast bewaak je de samenhang met andere projecten binnen het programma en adviseer je vanuit je expertise. Daarnaast :

  • Zorg je voor de uitvoering en sturing van de jou toegewezen projecten conform de geldende project governance;
  • Borg je dat er onder architectuur wordt gewerkt;
  • Geef je inhoudelijk invulling aan, en advies over je projecten;
  • Manage, bewaak en rapporteer je adequaat over capaciteitsplanning en op risico’s en issue’s en kom je met oplossingen (niet met problemen);
  • Je bewaakt/managed de kwaliteit van de op te leveren resultaten;
  • Je stuurt de realisaties op tijd geld en kwaliteit;
  • Je zorgt voor een goede samenwerking tussen de projectteamleden en met belanghebbenden;
  • Je zorgt voor een goede aansluiting/afstemming van de toegewezen projecten op het programma, en op afhankelijkheden met overige projecten;
  • Je zorgt voor een goede overdracht van resultaten /levering bekwaamheden en veelal realisatie van bekwaamheden gedurende de implementatie in de organisatie (begeleiden van de transformatie).

Te boeken resultaten:

  • De diverse project resultaten en implementaties in de organisatie;
  • Management producten: Project opdracht, Vooronderzoek, (Aanbestedingen documentatie), Project Initiatie Document, Hoofd Punten Rapportage, Afwijkingsrapportage, Project Eind Rapportage.

Afdeling informatie:
Deze opdracht hoort bij het team Informatiemanagement en Automatisering (I&A). Het I&A team bestaat uit 45 medewerkers met twee leidinggevenden. In deze periode van Corona wordt er veel overlegd via MS Teams.

Minimumeisen / knock-outcriteria kandidaat:
1. Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring als (IM/ICT) projectmanager op het gebied van Informatie Beheer/Document Management;
3. Beschikbaar uiterlijk per 16 augustus 2021 voor minimaal 32 uur per week;

Gunningscriteria (weging)
4. Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau in de richting van Bedrijfskunde, Bedrijfskundige Informatica, Bestuurlijke Informatiekunde (15 punten);
5. Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring als (IM/ICT) projectmanager op het gebied van Informatie Beheer/Document Management, (30 punten);
6. Aantoonbare kennis van en ervaring met Informatie Beheer (zie toelichting onderaan criteria) (15 punten);
7. Aantoonbare kennis van en ervaring met Document Management (zie toelichting onderaan criteria) (15 punten);
8. Kennis en werkervaring bij een gemeentelijke instelling (10 punten);
9. PRINCE 2 PRACTITIONER en/of IPMA C gecertificeerd (10 punten);
10. Uurtarief maximaal € 100,- exclusief BTW / inclusief reiskosten (woon-werkverkeer) en fee Flextender (5 punten).

Toelichting op criteria 6 en 7

  • Kennis van, en ervaring met informatiesystemen (inrichting en implementatie document systemen (DMS),  recordmanagementsystemen RMA).
  • Kennis van, en ervaring met kwaliteitsmanagement op het gebied van informatiebeheer (normen en kaders informatiebeheer (creatie, opslag, ontsluiten etc. van informatie) op basis van bijvoorbeeld KIDO kwaliteitssysteem art16 AR).

Competenties
Wij zoeken iemand die naast kennis en ervaring op het gebied van informatie beheer en projectmanagement sterk doel en resultaat gedreven is. Verder zijn de volgende competenties ook belangrijk:

  • Innovatief, ondernemend en je denkt "out of the box";
    Je bent sturend en overtuigend, maar staat ook open voor input van anderen;
  • Je bent pragmatisch en oplossingsgericht maar werkt volgens de programma afspraken voor projectbeheersing en onder architectuur;
  • Je komt niet met problemen maar met oplossingen;
  • Je bent gericht op samenwerking;
  • Je bent gewend om meerdere belangen te kunnen dienen en maakt daarbij gebruik van de nodige bestuurlijke- en organisatiesensitiviteit;
  • Je communiceert en presenteert duidelijk, feitelijk en kernachtig, zowel mondeling als schriftelijk in de Nederlandse taal.

Beoordelingssystematiek
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen.
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen/knock-outcriteria in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd.
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

  1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
  2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht een fee in rekening bij de winnende leverancier van € 2,50 per gewerkt uur.  

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de HDSR zijn gepland dinsdag 3 augustus 2021 tussen 13.00 uur en 15.30 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 2 augustus 2021 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie
VOG en geheimhoudingsverklaring zijn relevant.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot donderdag 22 juli 2021, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op uiterlijk vrijdag 23 juli 2021 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Update 23-07-2021: Er zijn geen inhoudelijke vragen ingediend.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 28 juli 2021, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.