Aanleiding
Per 1 januari 2016 is de gemeente Gooise Meren (verder te duiden als GM) ontstaan uit de fusie van de gemeenten Naarden, Bussum en Muiden. De sociale diensten van de drie gemeenten zijn al jaren eerder samengevoegd. 

In haar dienstverleningsnota stelt GM digitalisering en standaardisering te willen toepassen om snelle, betrouwbare en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te kunnen leveren. De transitie/transformatie van het sociaal domein vraagt bovendien om een integraal klantbeeld, waarbij alle aan de klant gerelateerde gegevens, besluiten en correspondentie met een druk op de knop inzichtelijk moet zijn. 

Op dit moment wordt het gemeentehuis verbouwd volgens het concept van activiteit- en taakgericht werken.

Sinds mei 2017 is het sociaal domein gehuisvest in het reeds verbouwde gedeelte van het gemeentehuis, waarbij de indeling taakgericht en flexibel is en er minimaal ruimte is voor papieren stromen/dossiers.

Huidige situatie
De procesafhandeling binnen het sociaal domen vindt plaats in twee systemen. We gebruiken Topicus voor de meldfase en Suite voor Sociaal Domein van Centric voor de besluitvorming en afhandeling van aanvragen. Voor enkele generieke gemeentelijke processen, zoals klachtafhandeling en terugbelverzoeken gebruiken we het zaaksysteem van Mozard. De dossiervorming binnen het sociaal domein vindt nog plaats op papier. Het sociaal domein heeft een eigen papieren archief welke is gehuisvest in het gemeentehuis.

Gewenste situatie
Het project Digitalisering Sociaal Domein heeft de volgende doelstellingen:

• Alle voorzieningen binnen het sociaal domein kunnen digitaal worden afgehandeld;
• Alle klant- en zaakinformatie van actieve dossiers binnen het Sociaal Domein  is gedigitaliseerd in een archiefwaardig Informatiesysteem;
• Klant- en zaakinformatie is alleen toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers;
• Alle medewerkers zijn voldoende toegerust om processen digitaal af te handelen.

Proces
De projectleider krijgt als opdracht mee de gewenste situatie te creëren.

De opdracht is opgesplitst in twee deelopdrachten:

Deelopdracht 1: het opstellen en laten vaststellen  van een businesscase en een breed plan van aan pak voor het realiseren van de doelstelling; duur 2 maanden, 2 dagen per week.

Na afronding van deelopdracht 1 wordt de balans opgemaakt en wordt besloten of vervolg wordt gegeven aan deelopdracht 2.

Deelopdracht 2: het uitvoeren van het plan van aanpak; duur en tijdsinvestering afhankelijk van de businesscase en het plan van aanpak. 

De projectleider is een verbinder die beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zodat hij/zij zijn/haar weg kan vinden in een organisatie die na de fusie nog volop in beweging is.

Organisatie
Het project digitalisering is een onderdeel van het overkoepelende gemeentelijke programma digitalisering.  De uitvoering van opdracht vindt plaats onder leiding van een stuurgroep bestaande uit de informatiemanager (opdrachtgever) en de adjunct-manager van het sociaal domein (super-user). De Informatiemanager is de programmamanager van het programma Digitalisering.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Beschikbaar per 4 september 2017, 2 dagen per week.
2. Minimaal afgeronde HBO-opleiding.

Gunningscriteria (weging)
3. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectleider digitalisering binnen een gemeentelijke organisatie, waarbij ervaring met digitalisering binnen het sociaal domein een pre is (50%)
4. Uurtarief gemaximeerd op € 100,- inclusief reiskosten/exclusief BTW (10%)
5. Selectiegesprek in de tweede beoordelingsfase (40%)

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan de genoemde criteria voldoet. Wordt aan het betreffende gunningscriterium voldaan dan wordt in de eerste beoordelingsfase het bijbehorende puntenaantal geheel toegekend. De kandidaten worden vervolgens aan de hand van de scores die op de gunningscriteria zijn behaald gerangschikt. De tien kandidaten met de hoogste score op de gunningscriteria gaan door naar de tweede beoordelingsfase. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend om door te gaan naar de tweede beoordelingsfase.

In de tweede beoordelingsfase worden de cv’s van de betreffende tien kandidaten met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria. De kandidaten die in deze vergelijking als beste worden beoordeeld, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek, waarin wordt getoetst of de kandidaat voldoet aan de hierna te noemen competenties:

Proactief: neemt initiatief om problemen te adresseren en op te lossen, zet  tijdig de juiste middelen in, beheerst de risico’s  en schaalt op tijd op indien het project niet meer conform de verwachtingen en planningen loopt.
Enthousiasmerend: weet de juiste mensen te motiveren om hun energie in te zetten en weet hun persoonlijke drives te verbinden met de projectdoelstellingen.
Plannen en organiseren: effectief en gestructureerd bepalen welke tijd, middelen en inzet nodig zijn om doelen te halen en dit realiseren
Besluitvaardig: Neemt besluiten binnen het mandaat van de projectleider, communiceert daar helder over en vertaalt dit naar concrete acties en interventies
Zakelijk: stelt de juiste zaken aan de orde, maakt heldere afspraken en vergewist zich er van of deze uitvoerbaar zijn, bewaakt deze en spreekt medewerkers aan om die afspraken na te komen (bespreken, afspreken en aanspreken)

De gemeente GM is voornemens om één Projectleider te contracteren. Bij ziekte of uitdiensttreding heeft de gemeente GM de mogelijkheid om zonder een nieuwe uitvraag in Flextender gebruik te maken van de diensten van personen die niet geselecteerd zijn. Dit zal dan plaats vinden op mate van geschiktheid en beschikbaarheid

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht € 2,75 per gewerkt uur in rekening bij de winnende leverancier.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 3 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op 12 juli 2017. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd worden, ontvangen uiterlijk op 10 juli 2017 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van de marktplaatsopdracht.

Overige informatie
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot maandag 3 juli 2017 tot 9.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op maandag 3 juli na 9.00 uur gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Vraag: Zijn de drie ‘oude’ processen (van de oude gemeenten van voor de fusie) gestroomlijnd tot één nieuw proces? Of is er nog sprake van drie processen?
Antwoord: De USD van drie gemeenten zijn al aantal jaren gelden samengegaan. We kennen dus alleen GM processen.

Vraag: Wordt er gewerkt vanuit één of drie omgevingen (3 x Topicus, 3 x S4SD)? 
Antwoord: Er wordt gewerkt vanuit 1 omgeving, omgeving GM.

Vraag: Wat verstaan jullie onder een taakgerichte indeling? 
Antwoord: USD kan worden onderscheiden in 4 taken: Jeugd, WMO, Participatie en Inkomen. Per 1 september wijzigt de afdelingsstructuur en bestaan teams uit taakgroepen per taak die verantwoordelijk zijn voor melding tot afhandeling, dus taakgroep participatie, taakgroep jeugd etc. Tot 1 september werken/werkten we met teams die verantwoordelijk zijn voor een processtap. Team vraagverkenning, team vraagverheldering, team specialisten inkomen etc.

Vraag: Wat verstaan jullie onder ‘minimale ruimte voor papieren stromen’? Is dat deels digitaal? Welk deel? Welke delen niet? 
Antwoord: Er is fysiek minder ruimte en we zijn fysiek niet ingericht op papierdossiers: geen lektrievers meer op afdeling, minimale kastruimte, weinig printers. Doel is alle papieren stromen zo veel mogelijk te elimineren. Uiteraard moet het voor onze klanten wel mogelijk blijven papieren aanvragen/meldingen te doen en papieren stukken in te dienen. 

Vraag: Welke koppeling tussen Topicus en Suite4SD is operationeel? 
Antwoord: Geen, handwerk.Op dit moment wordt nagedacht over koppelen danwel het regiestuk onderbrengen in de SvSD. 

Vraag: Werkt Gooische Meren al zaakgericht? Zo ja, hoe? Voor welke domeinen? 
Antwoord: Deels. Met name Burgerzaken en VTH werken zaakgericht. Daarnaast worden sommige afdelingsoverstijgende processen gemeentebreed zaakgericht afgehandeld (bijvoorbeeld MOR en Terugbelverzoeken).

Vraag: Beschikt Mozard over een KCC applicatie / Antwoord portaal en maakt Gooische Meren hier gebruik van? 
Antwoord: Mozard beschikt daar over maar wij maken daar geen gebruik van. De terugbelverzoeken worden wél in Mozard geregistreerd en afgehandeld.

Vraag: Welke koppeling tussen het Mozard Zaaksysteem en Suite4SD is operationeel? 
Antwoord: Geen.

Vraag: Wat is de visie van Gooische Meren over de inzet van het Zaaksysteem: als applicatie met overzicht van lopende zaken van burgers met al dan niet updates van statussen (ontvangst, in behandeling etc.)? Of als procesapplicatie met een stuk inhoudelijke afhandeling (dikke variant van het zaaksysteem)?
Antwoord: Dat is afhankelijk van het zaaktype en de onderliggende complexiteit van het proces. Bijvoorbeeld voor parkeervergunningen worden vanuit Mozard webformulieren ontsloten naar de website. Hier wordt aan de burger/ondernemer inhoud uitgevraagd om tot de juiste parkeervergunning te komen. Er zijn ook zaaktypen waar enkel de status (ontvangen, tegewezen, in behandeling, afgehandeld) wordt bijgehouden. Voor het Sociaal Domein zal hier ook een mix in gemaakt worden waarin variant 2 (statusinformatie) vermoedelijk prominenter aanwezig is.

Vraag: Is er een actuele ICT architectuur beschikbaar?
Antwoord: Nee. Gooise Meren haakt zoveel mogelijk aan bij de architectuur vanuit GEMMA2.

Vraag: Is er een actueel Informatiebeleidsplan beschikbaar?
Antwoord: Ja

Vraag: Wat is de visie op het voeren van regie in het Sociaal Domein, mede gelet op drie afzonderlijke leveranciers op front-, mid- en backoffice (melding, zaak en dossier)?
Antwoord: Voor wat betreft de drie afzonderlijke leveranciers geldt dat er separaat aan deze opdracht wordt gewerkt aan de ontsluiting van de FO op de MO, ofwel via een koppeling ofwel door de FO onder te brengen in de MO. Voor de BO geldt dat onderdeel van de projectopdracht is het geven van advies over hoe en waar te archiveren/ dossier te vormen. Wens is iig met één druk op de knop de gewenste (klant/zaak/dossier) informatie op het scherm te krijgen.

Vraag: Beschikt het Zaaksysteem over een eigen DMS en is S4SD hier al op aangesloten?  Wat zijn de ervaringen vanuit de fusie over de veranderbereidheid van de organisatie?
Antwoord: De veranderbereidheid is groot. Binnen de USD zijn medewerkers gewend om met verandering om te gaan. Verandering is dagelijks aan de orde. De afgelopen jaren hebben ze een transitie, transformatie en fusie meegemaakt. De wens om te digitaliseren is ook bij medewerkers groot.   

De reactietermijn van deze marktplaatsopdracht duurt tot 06 juli 2017; 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.