Gemeente Hilversum, een uitdagende werkgever in de Mediastad in het groen
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.

Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega’s aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega’s die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.

Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.

Achtergrond 
Met ingang van 2017 heeft de gemeente Hilversum de exploitatie van de gemeentelijke begraafplaatsen en het crematorium overgedragen aan de stichting Crematorium en Begraafplaatsen Hilversum. De drie locaties (Bosdrift, Noorderbegraafplaats en Zuiderhof) bevatten circa 12.000 graven en een crematorium met columbarium.

De gemeente Hilversum blijft als archiefvormer en zorgdrager eindverantwoordelijk voor het (papieren) archief dat is gevormd tot aan het moment van oprichting van de Stichting. De uitgeleende archieven aan de Stichting moeten nog in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht.

Er is gestart met de inventarisatie, ordening en dossiervorming. Onze reeds aanwezige archiefspecialist draagt o.a. zorg voor de ordening per begraafplaats en vaknummer. De gemeente Hilversum is nu op zoek naar een archiefmedewerker die binnen elk vaknummer, ordent op grafnummer.  

Taken en werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd tijdens de opdracht
Het werk bestaat uit het ordenen van de dossiers op grafnummer. Dit is routinematig werk met weinig afwisseling en vraagt om focus en doorzettingsvermogen om dit gedurende langere tijd secuur te doen.

Vereisten / knock-outcriteria 
1. Max. € 40,- per uur, inclusief reiskosten en exclusief BTW;
2. Fulltime (40 uur) beschikbaar vanaf 18 maart 2019 voor minstens de duur van drie maanden;

Gunningscriteria
3. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met ordenen / sorteren van archiefbescheiden in de afgelopen 3 jaar binnen een gemeente (40 punten);
4. Een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 (20 punten);
5. Aantoonbare werkervaring met repetitief werk waarin focus, zorgvuldigheid en snelheid van belang waren in de afgelopen 2 jaar (40 punten). 
 

Competenties

• Langdurige focus om routinematig werk te doen;
• Zorgvuldig;
• Doorzettingsvermogen. 

Beoordeling 
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie vijf (5) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De vijf (5) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag t/m vrijdag.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 4 maart 2019 van 13.00 uur tot 14.00 uur en van 14.30 uur tot 15.30 uur en op dinsdag 5 maart 2019 van 13.00 uur tot 14.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 1 maart 2019 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.

Overige informatie

• De gemeente verzoekt altijd om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
• Het facturatieproces van deze opdracht verloopt middels de facturatiemodule van Flextender. Indien u de opdracht gegund krijgt, ontvangt u een handleiding.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot vrijdag 22 februari 2019, 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden uiterlijk op maandag 25 februari 2019 gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

Vraag: Er wordt gesproken over 3 maanden (in de knock-out criteria) maar ook over 4 maanden (bij de initiële duur). Kunt verduidelijking geven?
Antwoord: We hebben een planning opgesteld voor het gehele archiefproject, waarbij we verwacht dat het ordenen (waar deze inhuur uitvraag betrekking op heeft) ongeveer 4 maanden duurt. We zoeken iemand die minimaal drie maanden inzetbaar is, omdat korter voor ons geen meerwaarde heeft. In overleg met de kandidaat stellen we uiteindelijk de looptijd van de opdracht vast (3 of 4 maanden).

Vraag: De werkdagen zijn op maandag en donderdag maar er wordt ook gesproken over 40 uur per week. Kunt u verduidelijking geven?
Antwoord: De werkdagen stonden foutief vermeld in de uitvraag. Dit is inmiddels aangepast naar maandag t/m vrijdag.

De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot woensdag 27 februari 2019, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.