Organisatie
Als creatieve mediastad is Hilversum het hart van de mediavalley die zich uitstrekt tussen Amsterdam, Utrecht en Amersfoort. Een plek waar ontwikkelingen op het gebied van media, de creatieve industrie en cultuur ruim baan krijgen. De gemeente Hilversum staat te boek als een vernieuwende, dynamische en innovatieve gemeente.

Wij streven midden in de Hilversumse samenleving te staan. Burgers, bezoekers en bedrijven kunnen bij ons terecht voor uiteenlopende diensten en producten (Publiekszaken en Werk, Inkomen & Zorg), dragen we zorg voor een hoogwaardige leefomgeving (Openbare ruimte) en maken we beleid dat we goed kunnen uitleggen en vakkundig uitvoeren (Beleidsontwikkeling en Beleidsuitvoering).

Opdracht
De opdracht betreft de algehele beheersing en uitvoering van de ESF-projectadministratie in de gemeente Hilversum voor het project ESF periode 2016-2018. De gemeente is namens de arbeidsmarktregio Gooi en Vechtstreek verantwoordelijk voor een geconsolideerde projectverantwoording namens de gemeenten in de arbeidsmarktregio. De overige gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor hun eigen ESF-administratie.

Doel van de opdracht is om de gemeente Hilversum volledig te ontzorgen, waarbij alle taken op het gebied van de algehele ESF-projectcoördinatie binnen de AMR Gooi en Vechtstreek, de beheersing en uitvoering van de ESF-projectadministratie voor het cluster Hilversum door het ESF-team worden uitgevoerd. Binnen deze opdracht onderscheiden we twee functies, die van Coördinator ESF/projectadviseur ESF en Financieel projectadviseur ESF. We zitten in de eindfase van het ESF project. Het project is inmiddels afgelopen en de eindrapportage moeten worden opgemaakt en ingediend. In juli 2019 zal de eindcontrole plaatsvinden.

Administratie en Projectcontrol:

• Begeleiden van de gemeente gedurende het project;
• Voeren van de projectadministratie;
• Uitvoeren van controles op de projectdocumenten;
• Bewaken van de realisatie van het project;
• Tussentijds rapporteren aan de gemeente;
• Begeleiden van monitorgesprekken;
• Verzorgen van communicatie met derden, zoals het Uitvoering van Beleid;
• Afstemming met de coördinator ESF AMR Gooi en Vechtstreek;

Eindrapportage:

• (Mede) opstellen van inhoudelijke eindrapportage en de financiële einddeclaratie;
• Oplevering van het projectdossier.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Uurtarief maximaal € 67,50;
2. Beschikt zelf over tools om de ESF administratie te voeren;

Gunningscriteria (weging)
3. Aantoonbare kennis van de regelgeving rond ESF en een aantoonbaar netwerk binnen ESF (55 punten);
4. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als ESF Financieel projectadviseur in de afgelopen 2 jaar (45 punten);
Competenties

• Pragmatisch;
• Resultaatgericht;
• Analytisch vermogen;
• Communicatief sterk.

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

1. Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
2. Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Fee Flextender
Flextender brengt voor deze opdracht geen fee in rekening bij de winnende leverancier. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
In overleg.

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 24 december 2018. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 21 december 2018 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van de marktplaatsopdracht.

Overige informatie
De gemeente kan om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verzoeken.

Meer informatie
Vragen kunnen ingediend worden tot dinsdag 18 december 2018; 09.00 uur. De vragen en bijbehorende antwoorden worden op woensdag 19 december 2018 na 09.00 uur gepubliceerd op onze website. Inhoudelijke vragen kunt u indienen bij Flextender, via de onderstaande button. Vragen omtrent de procedure kunt u telefonisch stellen. Flextender is bereikbaar op telefoonnummer 035-7510777.

De reactietermijn van deze marktplaatsopdracht duurt tot donderdag 20 december 2018, 09.00 uur. Tot die tijd kunt u reageren.